Manter a intranet viva, relevante e interessante é fundamental, do contrário não adianta o esforço. Não existe propriamente uma receita de bolo, mas algumas recomendações podem ajudar.
Outro dia eu li, em uma lista, um pedido de ajuda. A moça queria dicas sobre como manter viva uma intranet. Meio sem saber, eu postei uma mensagem que era mais da metade deste artigo. Me convidaram então a terminá-lo.
Cuidar de uma intranet é um trabalho delicado, e é delicado por muitos motivos.
Não parece existir uma “receita de bolo” pra manter intranets felizes, mas, depois de uns seis anos e pouco convivendo com isso, tenho algumas recomendações que alguém pode tentar seguir.
Por sua conta e risco:
1. Simples e direto: fuja de estruturas complicadas. Se alguém tiver que conhecer a intranet como a palma da própria mão antes de poder conhecer a intranet, isso nunca vai acontecer. Resista à tendência de mudar coisas de lugar. Tribos nômades são mais difíceis de encontrar - não imagine que seus links são tão diferentes assim. Evite megaportais corporativos que mais parecem a cabine de um Concorde (que Deus os tenha). Mesmo que sua intranet seja de uma companhia aérea, nem todos os funcionários são pilotos. Salas de controle de usinas nucleares ou a ponte da Enterprise, por mais legais que sejam, também não são uma boa referência de design;
2. O grande plano: crie um “manual” para a intranet explicando o que vai onde. Mantenha-o atualizado. Um gerenciador de conteúdo que permita criar “descrições” para as várias áreas da intranet é uma mão na roda na hora de automatizar a criação do tal manual, ou de um “mapa” da sua intranet. O manual também serve como orientação sobre onde colocar novos conteúdos;
3. Sinos, apitos e a pia da cozinha: não abuse do gerenciador de conteúdo. Muitas vítimas se entusiasmam com a facilidade de colocar conteúdo na intranet e inventam dúzias de áreas com montanhas de dados que são muito maiores do que elas são capazes de manter. E muito mais do que interessa aos usuários. Conheço, em primeira mão, casos de empresas que encomendaram estruturas do tamanho de porta-aviões, mas que não tinham pessoal suficiente para operar um banana-boat;
4. Algo útil: algumas aplicações básicas (por aplicações entenda “coisas que não são conteúdo estático”) trazem tráfego para a intranet. Cardápio do restaurante, restaurantes próximos e com delivery (pode-se até colocar comentários dos funcionários), classificados internos, lista de ramais, relacionamento com o RH, reembolso de despesas, reposição de materiais como post-it e grampos, notícias internas ou externas, webmail etc. A imaginação e o orçamento ditam os limites;
5. Seguindo rastros: tenha uma ferramenta para examinar os logs do servidor e gerar os relatórios que você quer. Saiba quem acessa mais que área e quando (”quem” é muito importante). Dependendo das características físicas da rede, você pode dizer facilmente de que departamento ou andar ou unidade veio o acesso. Tráfego demais na intranet pode indicar que as pessoas estão perdidas. Talvez você tenha que pagar alguém internamente para levantar esses dados, mas eles garantem que as decisões sobre a intranet são feitas com base em informação real e não no chutômetro;
6. O conselho de sábios: é bom ter um “conselho” que reúna as várias áreas que têm interesse na intranet para coordenar suas iniciativas. Reuniões “em pessoa” são muito valiosas para estabelecer confiança e cooperação entre as partes. Criar esse grupo tira dos ombros do responsável pela intranet uma parte da responsabilidade por ela e mantém todos os interessados adequadamente informados dos motivos das decisões. Um alerta: reuniões demais são um porre, reuniões de menos não funcionam, reuniões com comida (biscoitos, nachos, o que for) são melhores. Ache o meio-termo que serve à sua cultura local. Evite bebidas alcoólicas, mas não as descarte completamente - embebedar alguém pode ser útil. Só não diga que foi idéia minha;
7. O timoneiro: coloque a gestão da intranet nas mãos de alguém específico que seja responsável por isso, mas que ouça o conselho que criamos antes. O desenvolvimento das aplicações para a intranet pode ser contratado internamente com o pessoal de TI. Se tiver que ser contratado externamente, seja muito, mas muito chato mesmo ao exigir documentação sobre o que foi feito e como foi feito. Você nunca sabe quando vai ter que mudar algo;
8. Círculos virtuosos: para que a intranet se mantenha viva, ela precisa fazer parte da “cultura” da empresa. Ela deve ser sempre mantida “fresca” com notícias (mesmo que sejam externas) e o tráfego para ela deve ser sempre incentivado (configurando a home dos browsers para ela e deixando essa opção “presa”, chamando tráfego com mailings periódicos - diários até, se tiver assunto). O objetivo é criar o hábito de visitar a intranet. O uso gera demanda - tente formar círculos virtuosos em que novas necessidades sejam descobertas e implementadas;
9. Números mágicos: tenha sempre na ponta da língua um número, mesmo que aproximado, de quanto dinheiro a intranet já economizou. Se não economizou ainda, tenha na sua mão o dia, hora, minuto e segundo em que ela vai pagar o que foi investido nela. Direcione o desenvolvimento dela com um dos seus olhos sempre virado para esse número;
10. Mantenha-se vivo: uma intranet é uma ferramenta que alcança todos os funcionários de uma empresa. Fazer uma intranet bem-feita e mantê-la funcionando é um senhor cartão de visitas. É também um alvo pintado nas suas costas - fazer direito coisas muito visíveis costuma atrair fogo hostil dentro de uma grande empresa. Mantenha a cabeça baixa e, quando for olhar pra fora da trincheira, use sempre um capacete.
Boa Sorte! Você vai precisar.
Autor/fonte: Ricardo Bánffy